Якщо ви платите працівникам в Онтаріо або отримуєте зарплату від своєї корпорації, рік з payroll не закінчується 31 грудня. Останній платіж source deductions, сліпи T4 і T4A, записи про працевлаштування (ROE) та річна звірка WSIB припадають на наступні кілька місяців. У цьому посібнику перелічено те, що я перевіряю з клієнтами з payroll у Торонто, ON, з посиланнями на сторінки CRA, Service Canada та WSIB, щоб ви могли перевірити кожен пункт самі. Це загальна інформація, а не порада для вашої ситуації.
Головні дати за 2026 рік з payroll
- 15 січня 2027: перерахування source deductions за грудень 2026 для regular (щомісячних) remitters і платіж за жовтень-грудень 2026 для quarterly remitters. В accelerated remitters строки раніші. (CRA: when to remit)
- Останній день лютого 2027: сліпи T4 і T4A працівникам та отримувачам, декларації T4 і T4A до CRA. 28 лютого 2027 року припадає на неділю. Якщо строк припадає на вихідний, CRA вважає декларацію поданою вчасно, якщо отримає її або її буде надіслано поштою не пізніше наступного робочого дня, тож декларації T4 і T4A за 2026 рік подаються вчасно до понеділка, 1 березня 2027 року. (CRA: when to file information returns)
- 31 березня 2027: річна звірка WSIB (annual reconciliation), якщо ви звітуєте і сплачуєте внески WSIB щомісяця. (WSIB: completing the reconciliation form)
1. Останні платежі року
- Строки залежать від вашого remitter type. Regular remitter сплачує утримання за місяць до 15-го числа наступного місяця. Quarterly remitter сплачує за жовтень-грудень до 15 січня. (CRA: when to remit)
- CRA прямо зазначає: платіж за грудень зі строком у січні вважається простроченим, якщо ви сплачуєте його разом із декларацією T4 або T4A і подаєте її пізніше строку платежу. Сплачуйте за грудень у його власний строк.
- Штрафи за прострочення: 3%, якщо запізнення 1-3 дні, 5% за 4-5 днів, 7% за 6-7 днів і 10% далі; 20% у разі повторного порушення, вчиненого свідомо або через грубу недбалість. Відсотки нараховуються щодня. (CRA: when to remit; Income Tax Act, s. 227(9))
- Останній платіж (final remittance). Якщо бізнес припиняє роботу, змінює юридичний статус, реорганізується, об'єднується або стає банкрутом, останній платіж треба внести протягом 7 календарних днів. (CRA: when to remit)
2. Звірка перед підготовкою сліпів
Перш ніж випускати сліпи, я звіряю річний payroll register із сумами, перерахованими до CRA, і з головною книгою. Розбіжності простіше виправити до подання, ніж після. Що я перевіряю:
- Бонуси, ретроактивні доплати та відпускні зазначаються в році виплати, а не в році, коли було виконано роботу. Оплата за роботу в грудні 2026, виплачена в січні 2027, потрапляє до сліпа за 2027 рік. (CRA guide RC4120)
- Оподатковувані пільги (taxable benefits), наприклад особисте користування службовим автомобілем або страхові внески, сплачені роботодавцем, включено до доходу від роботи та до потрібного коду розділу «Other information».
- Бокси 24 (EI insurable earnings) і 26 (CPP pensionable earnings) заповнено для кожного працівника. CRA використовує їх у перевірці PIER (pensionable and insurable earnings review), щоб знайти недоплати CPP та EI. (CRA guide RC4120)
- Бокс 45 (стоматологічне страхування від роботодавця) обов'язковий у кожному сліпі T4 починаючи з 2023 року. (CRA guide RC4120)
- Працівник, який працював у кількох провінціях, отримує окремий сліп T4 за кожною провінцією.
3. Сліпи T4 і декларація T4
- Сліп T4 готується на зарплату, бонуси, відпускні, оподатковувані пільги та інший дохід від роботи. Кожен бокс пояснює CRA guide RC4120, Employers' Guide: Filing the T4 Slip and Summary. (CRA guide RC4120)
- Сліпи треба віддати працівникам, а декларацію подати до CRA до останнього дня лютого. Якщо дата припадає на вихідний або свято, строк переноситься на наступний робочий день.
- Якщо у вас понад 5 сліпів одного типу, подавати треба електронно, наприклад через Web Forms CRA (до 100 сліпів) або програму для payroll. За подання на папері понад цю кількість штраф починається від $125. (CRA guide RC4120)
- Штраф за пізнє подання становить не менше $100. За адміністративною політикою CRA для сліпів T4 і T4A це фіксовані $100 за 1-5 сліпів, $5 на день (максимум $500) за 6-10 сліпів і $10 на день (максимум $1,000) за 11-50 сліпів. (CRA: when to file information returns) Якщо працівник не отримав свій сліп, штраф може становити $25 на день за сліп, від $100 до $2,500. (CRA guide RC4120)
- Щоб надіслати сліп T4 електронною поштою, потрібна письмова згода працівника.
4. Сліпи T4A
- У сліпі T4A відображаються інші виплати: винагорода за послуги, комісії самозайнятим, пенсії, одноразові виплати та деякі пільги. За адміністративною політикою CRA сліп видається, якщо ви утримали податок або якщо виплати одній особі за рік перевищили $500. (CRA: T4A slip, information for payers)
- Строк для T4A такий самий, як для T4. Докладно їх описано в CRA guide RC4157. (CRA guide RC4157)
- Будівельні компанії, які платять субпідрядникам, подають натомість сліпи T5018 з іншим строком. (CRA: when to file information returns)
5. Записи про працевлаштування (ROE)
- Сам кінець року не потребує ROE. ROE видається, коли в працівника переривається заробіток (звільнення, скорочення, відпустка), або на запит Service Canada. (Service Canada: how to complete the ROE)
- Електронний ROE за щотижневих, двотижневих або півмісячних виплат подається протягом 5 календарних днів після закінчення періоду виплати, в якому перервався заробіток. За щомісячних виплат строк настає раніше з двох дат: ця дата або 15 календарних днів після перерви. Паперовий ROE видається протягом 5 календарних днів.
- Якщо ви змінюєте періодичність виплат, Service Canada вимагає ROE на всіх працівників, хоча вони продовжують працювати.
- Service Canada зазначає, що робота не є застрахованою (insurable), якщо працівник контролює понад 40% голосуючих акцій корпорації. Тому у власника-керівника в такій ситуації зазвичай немає EI і немає ROE. Якщо ситуація неясна, рішення (insurability ruling) ухвалює CRA.
- Документи payroll за кожним ROE зберігайте 6 років після року, до якого вони належать.
6. Річна звірка WSIB
- Бізнес, який звітує і сплачує внески WSIB щомісяця, проводить річну звірку до 31 березня. Ті, хто звітує щокварталу або раз на рік, звірку не роблять, якщо тільки не закривають рахунок або WSIB її не запросив. (WSIB: completing the reconciliation form)
- Insurable earnings рахуються від валового заробітку, включно з оподатковуваними пільгами з боксу 14 сліпа T4, за вирахуванням сум, які WSIB виключає, і заробітку понад річний максимум. За даними WSIB, максимум на 2026 рік становить $121,700 на особу. (WSIB: how to calculate your premium)
7. Якщо ви закриваєте payroll account
- Перерахуйте все утримане, а також свою частку CPP і EI, протягом 7 днів після припинення діяльності.
- Подайте сліпи T4 і T4A протягом 30 днів після припинення діяльності (90 днів після смерті одноосібного власника або партнера) і видайте ROE колишнім працівникам. (CRA guide T4001)
- Просіть CRA закрити payroll account лише після того, як оброблено останні декларації та платежі. WSIB теж вимагає звірку під час закриття рахунку.
Чекліст на кінець року
- Платіж за грудень внесено у свій строк
- Payroll register сходиться з платежами та головною книгою
- Імена, адреси та SIN працівників актуальні
- Оподатковувані пільги та бонуси в правильному році та боксі
- Код боксу 45 у кожному сліпі T4
- Сліпи T4 і T4A подано та видано до останнього дня лютого (за 2026 рік: до понеділка, 1 березня 2027)
- ROE видано за кожного переривання заробітку
- Звірка WSIB до 31 березня, якщо ви звітуєте щомісяця
Наступний крок
Якщо ви хочете, щоб я підготував ваші сліпи T4 і T4A або взяв на себе payroll у 2027 році, запишіться на дзвінок. На сторінці послуги payroll зазначено, що входить у роботу, і мої ціни в канадських доларах плюс HST.
Записатися на безкоштовний 45-хвилинний дзвінок
Цей посібник містить загальну інформацію на основі сторінок CRA, Service Canada та WSIB, доступних у жовтні 2026 року. Він не замінює пораду для вашої ситуації. Строки, ставки та максимуми змінюються щороку; перевірте сторінки за посиланнями або запитайте мене, перш ніж діяти.