Если вы платите сотрудникам в Онтарио или получаете зарплату от своей корпорации, год по payroll не заканчивается 31 декабря. Последний платёж source deductions, слипы T4 и T4A, записи о трудоустройстве (ROE) и годовая сверка WSIB приходятся на следующие несколько месяцев. В этом руководстве перечислено то, что я проверяю с клиентами по payroll в Торонто, ON, со ссылками на страницы CRA, Service Canada и WSIB, чтобы вы могли проверить каждый пункт сами. Это общая информация, а не совет для вашей ситуации.
Главные даты за 2026 год по payroll
- 15 января 2027: перечисление source deductions за декабрь 2026 для regular (ежемесячных) remitters и платёж за октябрь-декабрь 2026 для quarterly remitters. У accelerated remitters сроки раньше. (CRA: when to remit)
- Последний день февраля 2027: слипы T4 и T4A сотрудникам и получателям, декларации T4 и T4A в CRA. 28 февраля 2027 года выпадает на воскресенье. Если срок приходится на выходной, CRA считает декларацию поданной вовремя, если получит её или она будет отправлена почтой не позднее следующего рабочего дня, поэтому декларации T4 и T4A за 2026 год подаются вовремя до понедельника, 1 марта 2027 года. (CRA: when to file information returns)
- 31 марта 2027: годовая сверка WSIB (annual reconciliation), если вы отчитываетесь и платите взносы WSIB ежемесячно. (WSIB: completing the reconciliation form)
1. Последние платежи года
- Сроки зависят от вашего remitter type. Regular remitter платит удержания за месяц до 15-го числа следующего месяца. Quarterly remitter платит за октябрь-декабрь до 15 января. (CRA: when to remit)
- CRA прямо указывает: платёж за декабрь, срок которого в январе, считается просроченным, если вы платите его вместе с декларацией T4 или T4A и подаёте её позже срока платежа. Платите за декабрь в его собственный срок.
- Штрафы за просрочку: 3%, если опоздание 1-3 дня, 5% за 4-5 дней, 7% за 6-7 дней и 10% дальше; 20% при повторном нарушении, совершённом сознательно или по грубой небрежности. Проценты начисляются ежедневно. (CRA: when to remit; Income Tax Act, s. 227(9))
- Последний платёж (final remittance). Если бизнес прекращает работу, меняет юридический статус, реорганизуется, объединяется или становится банкротом, последний платёж нужно внести в течение 7 календарных дней. (CRA: when to remit)
2. Сверка до подготовки слипов
Прежде чем выпускать слипы, я сверяю годовой payroll register с суммами, перечисленными в CRA, и с главной книгой. Расхождения проще исправить до подачи, чем после. Что я проверяю:
- Бонусы, ретроактивные доплаты и отпускные указываются в году выплаты, а не в году, когда была сделана работа. Оплата за работу в декабре 2026, выплаченная в январе 2027, попадает в слип за 2027 год. (CRA guide RC4120)
- Облагаемые льготы (taxable benefits), например личное использование служебного автомобиля или страховые взносы, оплаченные работодателем, включены в доход от работы и в нужный код раздела «Other information».
- Боксы 24 (EI insurable earnings) и 26 (CPP pensionable earnings) заполнены для каждого сотрудника. CRA использует их в проверке PIER (pensionable and insurable earnings review), чтобы найти недоплаты CPP и EI. (CRA guide RC4120)
- Бокс 45 (стоматологическая страховка от работодателя) обязателен в каждом слипе T4 начиная с 2023 года. (CRA guide RC4120)
- Сотрудник, работавший в нескольких провинциях, получает отдельный слип T4 по каждой провинции.
3. Слипы T4 и декларация T4
- Слип T4 готовится на зарплату, бонусы, отпускные, облагаемые льготы и другой доход от работы. Каждый бокс объясняет CRA guide RC4120, Employers' Guide: Filing the T4 Slip and Summary. (CRA guide RC4120)
- Слипы нужно отдать сотрудникам, а декларацию подать в CRA до последнего дня февраля. Если дата выпадает на выходной или праздник, срок переносится на следующий рабочий день.
- Если у вас больше 5 слипов одного типа, подавать нужно электронно, например через Web Forms CRA (до 100 слипов) или программу для payroll. За подачу на бумаге сверх этого числа штраф начинается со $125. (CRA guide RC4120)
- Штраф за позднюю подачу составляет не менее $100. По административной политике CRA для слипов T4 и T4A это фиксированные $100 за 1-5 слипов, $5 в день (максимум $500) за 6-10 слипов и $10 в день (максимум $1,000) за 11-50 слипов. (CRA: when to file information returns) Если сотрудник не получил свой слип, штраф может составить $25 в день за слип, от $100 до $2,500. (CRA guide RC4120)
- Чтобы отправить слип T4 по электронной почте, нужно письменное согласие сотрудника.
4. Слипы T4A
- В слипе T4A отражаются другие выплаты: вознаграждение за услуги, комиссии самозанятым, пенсии, единовременные выплаты и некоторые льготы. По административной политике CRA слип выдаётся, если вы удержали налог или если выплаты одному человеку за год превысили $500. (CRA: T4A slip, information for payers)
- Срок для T4A такой же, как для T4. Подробно они описаны в CRA guide RC4157. (CRA guide RC4157)
- Строительные компании, которые платят субподрядчикам, подают вместо этого слипы T5018 с другим сроком. (CRA: when to file information returns)
5. Записи о трудоустройстве (ROE)
- Сам конец года не требует ROE. ROE выдаётся, когда у сотрудника прерывается заработок (уход с работы, сокращение или отпуск), либо по запросу Service Canada. (Service Canada: how to complete the ROE)
- Электронный ROE при еженедельных, двухнедельных или полумесячных выплатах подаётся в течение 5 календарных дней после окончания периода выплаты, в котором прервался заработок. При ежемесячных выплатах срок наступает раньше из двух дат: эта дата или 15 календарных дней после перерыва. Бумажный ROE выдаётся в течение 5 календарных дней.
- Если вы меняете периодичность выплат, Service Canada требует ROE на всех сотрудников, хотя они продолжают работать.
- Service Canada указывает, что работа не является застрахованной (insurable), если сотрудник контролирует более 40% голосующих акций корпорации. Поэтому у владельца-руководителя в такой ситуации обычно нет EI и нет ROE. Если ситуация неясна, решение (insurability ruling) принимает CRA.
- Документы payroll по каждому ROE храните 6 лет после года, к которому они относятся.
6. Годовая сверка WSIB
- Бизнес, который отчитывается и платит взносы WSIB ежемесячно, проводит годовую сверку до 31 марта. Те, кто отчитывается ежеквартально или раз в год, сверку не делают, если только не закрывают счёт или WSIB не запросил её. (WSIB: completing the reconciliation form)
- Insurable earnings считаются от валового заработка, включая облагаемые льготы из бокса 14 слипа T4, за вычетом сумм, которые WSIB исключает, и заработка сверх годового максимума. По данным WSIB, максимум на 2026 год составляет $121,700 на человека. (WSIB: how to calculate your premium)
7. Если вы закрываете payroll account
- Перечислите всё удержанное, а также свою долю CPP и EI, в течение 7 дней после прекращения деятельности.
- Подайте слипы T4 и T4A в течение 30 дней после прекращения деятельности (90 дней после смерти индивидуального владельца или партнёра) и выдайте ROE бывшим сотрудникам. (CRA guide T4001)
- Просите CRA закрыть payroll account только после того, как обработаны последние декларации и платежи. WSIB тоже требует сверку при закрытии счёта.
Чек-лист на конец года
- Платёж за декабрь внесён в свой срок
- Payroll register сходится с платежами и главной книгой
- Имена, адреса и SIN сотрудников актуальны
- Облагаемые льготы и бонусы в правильном году и боксе
- Код бокса 45 в каждом слипе T4
- Слипы T4 и T4A поданы и выданы до последнего дня февраля (за 2026 год: до понедельника, 1 марта 2027)
- ROE выданы при каждом прерывании заработка
- Сверка WSIB до 31 марта, если вы отчитываетесь ежемесячно
Следующий шаг
Если вы хотите, чтобы я подготовил ваши слипы T4 и T4A или взял на себя payroll в 2027 году, запишитесь на звонок. На странице услуги payroll указано, что входит в работу, и мои цены в канадских долларах плюс HST.
Записаться на бесплатный 45-минутный звонок
Это руководство содержит общую информацию на основе страниц CRA, Service Canada и WSIB, доступных в октябре 2026 года. Оно не заменяет совет для вашей ситуации. Сроки, ставки и максимумы меняются каждый год; проверьте страницы по ссылкам или спросите меня, прежде чем действовать.