Політика конфіденційності
Пріоритет англійської версії. Цей переклад наведено для зручності. Якщо український текст розходиться з англійською версією (Privacy Policy), діє англійська версія.
Milinchuk CPA Professional Corporation («Milinchuk CPA», «я», «мене») є практикою CPA Антона Мілінчука в Торонто, Онтаріо. Я надаю послуги бухгалтерського обліку, ведення книг (bookkeeping), розрахунку заробітної плати (payroll), податкового планування та звітності в Канаді й США, а також консультаційні послуги. Ця політика пояснює, як я збираю, використовую, передаю та захищаю особисту інформацію. Я дотримуюся Закону про захист особистої інформації та електронних документів (Personal Information Protection and Electronic Documents Act, PIPEDA) і правил конфіденційності Кодексу професійної поведінки CPA Ontario (CPA Ontario Code of Professional Conduct).
1. Хто відповідає за політику
Я, Антон Мілінчук, CPA, сам є відповідальною особою із захисту особистої інформації (Privacy Officer) і відповідаю за цю політику. Контакти: info@milinchukcpa.com, 647-801-2969, 17 Festival Drive, Toronto, ON M2R 3T9.
2. Що охоплює ця політика
Політика охоплює особисту інформацію про моїх клієнтів, потенційних клієнтів, людей, які звертаються до мене, і відвідувачів сайту milinchukcpa.com. Вона не охоплює інформацію, за якою не можна визначити особу.
3. Яку інформацію я збираю
- Контактні дані: ім'я, адреса електронної пошти, номер телефону, поштова адреса, бажана мова.
- Ідентифікаційні дані, коли цього вимагає закон: дата народження, номер соціального страхування (Social Insurance Number, SIN), податкові ідентифікаційні номери США, документи, що посвідчують особу, імміграційний статус або статус резидента.
- Фінансові та податкові дані: довідки про доходи (income slips), виписки з банківських та інвестиційних рахунків, податкові декларації та повідомлення, ділові записи, а також відомості про членів сім'ї або акціонерів, потрібні для вашої справи.
- Дані із сайту та листування: те, що ви надсилаєте через контактну форму, електронною поштою, телефоном, у WhatsApp або Telegram, а також технічні дані, описані в розділі 6.
4. Навіщо я її збираю
Я використовую особисту інформацію, щоб:
- відповідати на ваші запитання та призначати консультації;
- надавати послуги, зазначені у вашому листі-угоді про надання послуг (engagement letter), зокрема ведення книг і розрахунок заробітної плати, а також підготовку та подання декларацій до Canada Revenue Agency (CRA), Internal Revenue Service (IRS) та інших органів за вашими вказівками;
- підтверджувати особу та виконувати мої юридичні й професійні зобов'язання, зокрема вимоги CPA Ontario;
- виставляти рахунки за мої послуги та вести необхідні записи;
- захищати мій сайт і системи від спаму та зловживань.
Я не використовую вашу інформацію для інших цілей без вашої згоди, якщо тільки закон цього не вимагає або не дозволяє.
5. Згода
Я збираю, використовую та передаю особисту інформацію з вашої згоди, окрім випадків, коли закон допускає інше. Згода може бути явною (наприклад, підписання листа-угоди про надання послуг) або мовчазною (наприклад, ви надсилаєте мені податкові довідки, щоб я підготував вашу декларацію). Ви можете відкликати згоду, зв'язавшись зі мною, з урахуванням правових і договірних обмежень. У такому разі я поясню, як це впливає на мою можливість працювати з вами.
6. Мій сайт
- Контактна форма. Коли ви надсилаєте повідомлення, я отримую ваше ім'я, адресу електронної пошти, телефон (необов'язково), текст повідомлення та мову сторінки. Повідомлення надходить на info@milinchukcpa.com. Щоб обмежити спам, мій сервер зберігає короткий запис, пов'язаний із зашифрованою (хешованою) версією вашої IP-адреси, а не із самою адресою.
- Безпечне завантаження документів. Якщо ви користуєтеся моєю сторінкою безпечного завантаження, я отримую ваше ім'я, адресу електронної пошти, телефон (необов'язково), примітку (необов'язково), надіслані файли та мову сторінки. Файли передаються зашифрованим з'єднанням (HTTPS) і тимчасово зберігаються на моєму хостинг-сервері в Канаді або США, поза публічною частиною сайту. Я отримую сповіщення електронною поштою без вкладених файлів. Потім я переношу файли до захищеного сховища клієнтських документів, а копія на сервері автоматично видаляється протягом 30 днів. Файли, які стають частиною вашої клієнтської справи, зберігаються, як описано в розділі 10. Щоб обмежити зловживання, мій сервер зберігає короткий запис, пов'язаний із хешованою версією вашої IP-адреси.
- Онлайн-запис. Мій календар запису працює на основі Google Calendar (appointment scheduling). Під час запису Google отримує введені вами дані та обробляє їх відповідно до політики конфіденційності Google. Зустріч відбувається в Google Meet.
- Шрифти та значки. Мої сторінки використовують шрифти та значки з мого власного сайту, тому сторонні постачальники шрифтів і значків не отримують вашу IP-адресу під час завантаження сторінки.
- Хостинг і пошта. Мій сайт і електронна пошта розміщені в GoDaddy, а мої поштові скриньки пересилаються в Google Gmail.
- Search Console. Я використовую Google Search Console, щоб бачити, як мій сайт відображається в пошуку Google. Сервіс дає мені зведені дані, а не відомості про окремих відвідувачів.
- Google Analytics. Я використовую Google Analytics 4, щоб розуміти, як відвідувачі користуються сайтом. За допомогою файлів cookie сервіс фіксує перегляди сторінок, приблизне місцеперебування, а також відомості про пристрій і браузер. Я ввімкнув анонімізацію IP-адреси й вимкнув рекламні функції Google, тому не використовую дані для реклами чи ремаркетингу. Google обробляє ці дані та може зберігати їх за межами Канади, зокрема в США. Я не використовую їх для ідентифікації окремих людей і не пов’язую з файлами клієнтів. Відмовитися можна в налаштуваннях браузера або встановивши доповнення Google Analytics Opt-out для браузера. Невелике повідомлення внизу сторінки дає змогу прийняти або відхилити аналітику. Якщо ви відхилите її, аналітика вимкнеться, а ваш вибір збережеться в браузері. Змінити мій вибір. Якщо у вас є запитання, напишіть на info@milinchukcpa.com.
- Моніторинг продуктивності. Мій хостинг-провайдер GoDaddy автоматично додає на мої сторінки скрипт моніторингу продуктивності. Він може збирати технічні дані, наприклад IP-адресу та відомості про браузер, щоб вимірювати швидкість сайту. Я не використовую його для ідентифікації відвідувачів або реклами.
- Месенджери. Якщо ви пишете мені у WhatsApp або Telegram, ці сервіси обробляють ваші повідомлення за власними політиками конфіденційності. Будь ласка, не надсилайте через них документи, що посвідчують особу, та податкові довідки; попросіть у мене безпечний спосіб передавання.
- Посилання. Мій сайт містить посилання на інші сайти. Я не відповідаю за їхню практику поводження з особистою інформацією.
7. Конфіденційність і передавання інформації
Інформація про клієнтів конфіденційна відповідно до Кодексу професійної поведінки CPA Ontario. Я передаю її лише:
- з вашої згоди, наприклад вашому юристу, банкіру або податковому органу, коли я подаю документи від вашого імені;
- постачальникам послуг, які допомагають мені вести практику (електронна пошта, хостинг, хмарне сховище, податкове програмне забезпечення); вони можуть використовувати її лише для надання послуг мені;
- коли цього вимагає закон, рішення суду або регулятор, зокрема перевірки практики та дисциплінарні процедури CPA Ontario;
- для встановлення або захисту юридичних вимог, а також в інших випадках, дозволених законом.
Я не продаю особисту інформацію.
8. Заходи захисту
Я захищаю особисту інформацію заходами, що відповідають її чутливості, зокрема захищеними паролем і зашифрованими пристроями та обліковими записами, багатофакторною автентифікацією, доступом лише для тих, кому він потрібен, а також безпечним зберіганням і знищенням паперових документів. Жоден спосіб передавання даних через інтернет не є цілком безпечним, тому для конфіденційних документів скористайтеся моєю сторінкою безпечного завантаження або попросіть у мене інший безпечний спосіб передавання. Якщо витік створює реальний ризик значної шкоди, я повідомлю вас і Управління уповноваженого із захисту приватності Канади (Office of the Privacy Commissioner of Canada), як цього вимагає закон.
9. Інформація за межами Канади
Деякі з моїх постачальників послуг, зокрема Google і GoDaddy, зберігають або обробляють інформацію за межами Канади, переважно в США. До такої інформації можуть отримати доступ суди й органи влади цих країн відповідно до їхніх законів. Для клієнтів із транскордонними (Канада і США) питаннями я передаю інформацію органам США, наприклад IRS, коли ви доручаєте мені подати документи там.
10. Строки зберігання
Я зберігаю файли клієнтів щонайменше шість років після закінчення останнього податкового року, якого вони стосуються, або довше, якщо цього вимагає податкове законодавство, стандарти CPA Ontario чи незавершена справа. Звернення через сайт, які не призвели до укладання угоди, видаляються протягом 24 місяців. Коли інформація мені більше не потрібна, я безпечно видаляю її або знищую. Копії файлів, надісланих через сторінку безпечного завантаження, видаляються з мого вебсервера протягом 30 днів.
11. Точність, доступ і виправлення
Ви можете попросити доступ до особистої інформації, яку я про вас зберігаю, і попросити виправити її. Надішліть письмовий запит моїй відповідальній особі із захисту особистої інформації. Я відповім протягом 30 днів або повідомлю, якщо мені потрібно більше часу, як допускає закон. Доступ надається безкоштовно або за мінімальну плату, і про будь-яку плату я повідомлю заздалегідь. У обмежених випадках я можу відмовити в доступі, наприклад якщо він розкриє інформацію про іншу особу або захищений юридичною привілеєю (legal privilege); я поясню причину.
12. Електронні повідомлення
Я надсилаю комерційні електронні повідомлення, як-от розсилки чи сповіщення про послуги, лише з вашої згоди або там, де це допускає Закон Канади про боротьбу зі спамом (Canada's Anti-Spam Legislation, CASL). Кожне таке повідомлення вказує відправника та дає змогу відписатися.
13. Діти
Мій сайт не призначений для дітей, і я свідомо не збираю через нього інформацію про дітей. Інформацію про неповнолітніх утриманців я збираю лише тоді, коли вона потрібна для податкової справи клієнта.
14. Запитання та скарги
Спершу зверніться до моєї відповідальної особи із захисту особистої інформації. Якщо вас не влаштує відповідь, ви можете звернутися до Управління уповноваженого із захисту приватності Канади (Office of the Privacy Commissioner of Canada): www.priv.gc.ca, телефон 1-800-282-1376.
15. Зміни
Я можу оновлювати цю політику. Актуальна версія та її дата завжди розміщені на цій сторінці. Якщо зміна суттєво впливає на те, як я використовую інформацію про клієнтів, я повідомлю чинним клієнтам.
Див. також мої Умови використання.